(1999年10月14日國家體育總局發(fā)布，體辦字〔1999〕125號)

第一章 總則

　　第一條 為加強大型運動會檔案的管理,根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條 例》的有關規(guī)定,結合運動會的實際情況,制定本辦法。

　　第二條 大型運動會(以下簡稱運動會)檔案指由國家體育總局主辦,委托省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市承辦的全國性或洲以上的綜合性運動會及其他重大國際體育比賽過程中形成的,具有保存價值的各種載體的文件材料(包括照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、實物等)。

　　第三條 運動會檔案應由組委會各業(yè)務部門收集齊全并進行整理,交組委會辦公室集中統(tǒng)一立卷,任何單位或個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　第四條 運動會籌辦、承辦過程中形成的各種專門檔案(包括會計、基建、科技等文件材料)均按國家有關規(guī)定進行立卷歸檔。

第二章 檔案人員的配備及其職責

　　第五條 運動會籌委會、組委會應當根據工作需要,及時配備熟悉檔案業(yè)務的檔案人員負責運動會檔案工作,按時向國家體育總局移交檔案。檔案人員隸屬組委會辦公室,組委會應明確1名辦公室領導分管檔案工作。

　　第六條 組委會各部、室、委員會及各賽區(qū)秘書處的文秘人員應具備檔案業(yè)務知識,負責本部門文件材料的收集及整理,確保本部門文件材料的完整,會后及時向組委會辦公室移交。

　　第七條 國家體育總局辦公廳檔案處負責監(jiān)督、指導運動會檔案工作。

　　第八條 運動會檔案人員應忠于職守,確保運動會檔案全宗的完整、齊全。

第三章 檔案的管理

　　第九條 運動會組委會應配備適宜保存檔案的裝具和必要設施。

　　第十條 對重點和珍貴檔案,以及由于保管條 件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案,必須及時采取措施,加以保護。

第四章 歸檔范圍

　　第十一條 根據運動會的機構設置和工作職能確定以下歸檔范圍。運動會組委會檔案部門可以根據運動會實際情況進行補充或調整,各部、室、委員會及各賽區(qū)檔案人員可參考此范圍確定本部門的立卷類目。

　　(一)辦公室

　　1.國務院、國家體育總局或國際體育組織關于批準承辦運動會的批復文件:

　　2.組委會部長例會、辦公會議紀錄;

　　3.組委會工作計劃、重要活動方案、會議紀要、每日動態(tài)、情況簡報、信息匯編、大事記;

　　4.籌委會、組委會領導成員名單;

　　5.黨和國家領導人為運動會的題詞、賀詞、講話、大指示、開幕詞、閉幕詞;

　　6.運動會期間向中央領導的請示報告、電話記錄;

　　7.開、閉幕式及其他重大活動主席臺座席安排,中央領導的活動日程安排;

　　8.運動員、裁判員代表講話、誓詞:

　　9.重要人民群眾來信及處理意見;

　　10.票務工作文件材料及票證、票樣等;

　　11.運動會工作人員手冊;

　　12.組委會工作總結。

　　(二)競賽部

　　1.競賽規(guī)程總則

　　2.總秩序冊;

　　3.競賽總日程表;

　　4.運動員資格審查辦法;

　　5.運動員報名手冊,技術代表t技術官員、運動員名冊;

　　6.競賽紀律的有關規(guī)定;

　　7.抽簽工作方案;

　　8.破世界紀錄審批、公布辦法,宣傳口徑,破世界紀錄成績

　　9.各項目創(chuàng)世界、亞洲、全國最新紀錄成績單及申報批準材料:

　　10.頒獎工作方案;

　　11.獎牌、獎杯設計及制作方案、合同書及實物;

　　12.審定場地、器材、計時記分設備的文件;

　　13.選派、培訓裁判員,建立仲裁委員會,確定裁判長(總裁判)、副裁判長(副總裁判)文件:

　　14.總成績冊,每日成績公告:

　　15.競賽部情況簡報;

　　16.競賽部工作總結。

　　(三)宣傳部

　　1.運動會宣傳、報道工作意見,宣傳工作計劃、總結;

　　2.經審定批準采用的運動會會徽或標志設計方案及實物;

　　3.設計、制作會旗的方案及實物;

　　4.運動會吉祥物設計、制作方案及實物;

　　5.征集、評選運動會會歌文件,會歌原稿及運動會入選歌曲錄音帶;

　　6.舉辦體育美術、郵品、攝影展覽文件材料;

　　7.接待境內外記者方案,經國家體育總局確定的記者名額分配名單;

　　8.比賽場館、運動員駐地宣傳布置方案;

　　9.比賽場館的廣播宣傳材料;

　　10.新聞發(fā)布會的組織、重大問題的宣傳口徑、宣傳口號及標語；

　　11.為運動會編印的畫冊、宣傳畫等宣傳材料;

　　12.宣傳部工作總結。

　　(四)外聯部

　　1.協調會、聯絡員會議材料;

　　2.對外聯絡工作計劃、安排、總結;

　　3.外賓、貴賓名單,邀請書及接待安排;

　　4.會談紀要;

　　5.重要活動及大型宴會方案;

　　6.外聯部工作總結。

　　(五)行政部

　　1.內賓接待工作計劃、方案;

　　2.車輛調度方案;

　　3.行政用品購置計劃;

　　4.行政部工作總結。

　　(六)集資部:

　　1.集資方案及實施情況報告;

　　2.廣告專利工作文件;

　　3.接受國內外捐贈等集資活動中形成的文件材料;

　　4.集資情況匯報、統(tǒng)計資料:

　　5.集資部工作總結。

　　(七)財務部

　　1.運動會預、決算;

　　2.經費分配方案;

　　3.有關財務經費、開支標準的規(guī)定及實施細則;

　　4.財務、財產的管理工作中形成的文件:

　　5.財務憑證、賬簿;

　　6.財務部工作總結。

　　(八)人事部

　　1.組織機構設置和人員編制方案、職責范圍;

　　2.各部、室、委,各項目委員會人員名冊;

　　3.干部任免及人員調配材料;

　　4.核發(fā)各部工作人員補貼的辦法;

　　5.人事部工作總結。

　　(九)大型活動部

　　1.開、閉幕式方案和實施意見

　　2.團體操編排方案、工作安排:

　　3.火炬點燃、傳遞活動方案、照片;

　　4.其他各種大型活動的揭幕儀式、落成典禮的活動安排及工作方案;

　　5.大型活動部工作總結。

　　(十)安保部

　　1.安全保衛(wèi)工作計劃,開、閉幕式及其他大型活動保衛(wèi)方案;

　　2.消防工作實施方案;

　　3.設計、制作、審核、發(fā)放及管理各種證件的文件:

　　4.安保部工作總結。

　　(十一)交通部

　　1.運動會道路交通保障安全計劃及實施方案;

　　2.開、閉幕式交通保衛(wèi)實施方案和交通管理的文件,開、閉幕式車輛通行證;

　　3.交通部工作總結。

　　(十二)醫(yī)務部

　　1.運動會醫(yī)療救護、醫(yī)療保障工作安排及情況報告;

　　2.運動會飲料食品衛(wèi)生管理要求和實施情況匯報;

　　3.醫(yī)務部工作總結。

　　(十三)技術部

　　1.計算機系統(tǒng)、計時記分系統(tǒng)和通訊項目的工作方案、協議書、委托書、技術服務合同:

　　2.運動會注冊工作、競賽數據、成績公報技術流程圖:

　　3.比賽場館電腦管理、設施布局、設備購置文件;

　　4.計算機服務系統(tǒng)技術手冊、使用指南;

　　5.技術部工作總結。

　　(十四)興奮劑檢測中心

　　1.興奮劑檢查條 例;

　　2.禁用藥物手冊;

　　3.興奮劑檢測人員培訓材料;

　　4.配置檢測器材、儀器及試劑的文件材料;

　　5.興奮劑檢查結果及形成的材料:

　　6.興奮劑檢測中心總結。

　　(十五)廣電委

　　1.購買運動會電視轉播權的文件、合同;

　　2.廣電委工作計劃;

　　3.電視轉播安排;

　　4.開、閉幕式及大型活動錄像;

　　5.接待境內電視記者,電視中心的管理等文件材料;

　　6.廣電委工作總結。

　　(十六)臨時機關黨委

　　1.運動會思想政治工作計劃;

　　2.運動會"精神文明獎"評選辦法、名單;

　　3.思想政治工作情況簡報;

　　4.臨時機關黨委工作總結。

　　(十七)監(jiān)察審計部

　　1.在運動會期間,經濟工作形成的綜合審計結果報告:

　　2.在運動會期間,有關來信、來訪、違法、違紀案件處理的重要材料;

　　3.監(jiān)察審計工作總結。

　　(十八)各競賽項目委員會:

　　1.各項目運動員報名表及報名要求;

　　2.各單項競賽規(guī)程、秩序冊、成績冊;

　　3.訓練安排;

　　4.頒獎工作方案;

　　5.訂購器材、設備計劃,審核場地器材工作文件:

　　6.競委會工作計劃、總結。

　　(十九)增設機構所形成的有關文件材料。

第五章 檔案的整理

　　第十二條 分類

　　運動會檔案按照一個獨立的全宗進行整理、保管和移交,采用組織機構一一年度分類方法,檔案保管期限定為永久。

　　第十三條 立卷要求

　　(一)應遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯系,靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區(qū)6個特征組卷。

　　(二)卷內每份文件的正件與附件、正本與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件、原件與譯文、多種文字形成的同一文件、文件和電報應統(tǒng)一立卷,不得分開。卷內文件按照正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;批復在前,請示在后;譯文在前,原文在后排列,其他文件按重要程度或時間順序排列。

　　(三)卷內文件應用鉛筆在育文主的每頁材料正面右上角、背面左上角編頁號。

　　(四)用鋼筆填寫或用計算機登記卷內目錄(包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注7項),卷末填寫卷內備考表,寫明卷內需要說明的問題,簽上立卷人、檢查人(部門領導或檔案部門負責人)姓名及立卷的時間。

　　(五)卷內文件材料去掉金屬物,對破損文件及時修補。

　　(六)案卷封面各個項目齊全、字跡工整、清晰,案卷標題應簡明、準確。

　　(七)以全宗為單位按照組委會機構排列順序編制案卷目錄,設一個流水號,案卷目錄由封面、目次、案卷目錄順序組成。

　　(八)組委會應編寫運動會組織沿革和全宗介紹,詳細介紹運動會組織沿革、檔案的內容、門類、數量、分類方法、起止日期、檔案的完整程度,整理、交接情況,檔案有無損壞等。

第六章 檔案的移交

　　第十四條 運動會檔案原稿存承辦單位,正本移交國家體育總局l套,元正本的重要文件存復印件。

　　第十五條 承辦單位應將運動會組織沿革、全宗介紹及卷內目:祿、案卷目錄(或全引目錄)各2套移交國家體育總局。

　　第十六條 承辦單位須在運動會結束半年內派專人向國家體育總局辦公廳辦理檔案移交手續(xù)(附《檔案交接文據》式樣)。

　　第十七條 本辦法自下發(fā)之日起施行。1996年11月修訂的《大型運動會檔案管理辦法》同時廢止。